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Software basado en herramientas de la ciencia, innovación para el éxito de proyectos

El éxito o el fracaso de una megaobra de infraestructura empieza en el momento en el que se “aterriza” el proyecto o la idea, es decir desde que se formula sobre el papel. El colapso de una represa como Hidroituango o el desplome del puente de Chirajara en la vía al Llano son solo dos ejemplos de los importantes riesgos que afrontan durante su ejecución las megaobras de infraestructura en Colombia y en el mundo.
 

Para Luz Stella Cardona Meza, investigadora del Departamento de Informática y Computación de la Universidad Nacional de Colombia (UNAL) Sede Manizales, situaciones como las anteriores obedecen a que, en su totalidad, los proyectos se formulan basados en la guía orientadora para la gestión de proyectos de inversión, en la cual solo se tienen en cuenta las variables asociadas con la operación, dejando de lado los factores internos y externos que influyen en el éxito de la formulación y ejecución de un proyecto.
 

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Esta investigación permitió conocer que las principales causas del bajo rendimiento de los proyectos se deben a una definición inadecuada del riesgo y a decisiones mal tomadas. “Si bien el concepto de ‘sesgo de optimismo’ se puede utilizar para analizar costos y excesos de programación, proporciona poca o ninguna explicación de cómo se puede mejorar el rendimiento al tomar decisiones para abordar eventos y circunstancias imprevistas cuando un proyecto está en marcha”, señala la investigadora.


Por ejemplo, en el Sistema General de Regalías (SGR) es común ver en los planes de infraestructura vial proyectos desfinanciados, que no se entregan a tiempo o que no cumplen con los beneficios asignados a las comunidades intervenidas.


Según el Ministerio de Transporte, con recursos del Sistema al 7 de abril de 2019 se aprobaron 9.714 proyectos por valor de 19,6 billones de pesos; siendo transporte el sector con mayor inversión, con 3.122 proyectos (32,14 % de los recursos), 744 de los cuales se encuentran en estado crítico (estos suman 6,3 billones de pesos), según informe del Sistema de Monitoreo, Seguimiento, Control y Evaluación.
 

Complejidad e incertidumbre, claves en la gestión de proyectos


El modelo propuesto por la investigadora Cardona está basado en la perspectiva de la complejidad y la incertidumbre, que consiste en plantear proyectos desde diferentes escenarios donde por primera vez se conjugan herramientas tecnológicas de simulación, como un software con herramientas de la ciencia como las redes complejas temporales que consisten en estructuras matemáticas formadas por nodos conectados por enlaces, a los que se agregan algunas características dinámicas que hacen necesario estudiarlos desde varios puntos de vista.
 

Con esta propuesta, la investigadora pretende ofrecer una herramienta integral que permita saber qué pasaría con ese proyecto teniendo en cuenta diversos escenarios.


Uno de ellos es trabajar desde la incertidumbre, lo cual significa que no solo se tienen en cuenta las variables operativas del proyecto –como materiales, tiempo de ejecución, contratación del recurso humano y diseño estructural–, sino que también se consideran algunas externas, como la reglamentación ambiental, la cultura de las regiones a las que va dirigido el proyecto, el clima, el transporte de los materiales y las vías o propiedades que se deben afectar. Dichos aspectos no son considerados en la formulación del proyecto porque suponen incrementos en términos de tiempo y presupuesto.
 

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A esto se suman otras variables endógenas, es decir internas, que tampoco se tienen en cuenta, como la selección de los decisores, quienes en muchos casos “son subestimados en la gerencia de proyectos, porque se parte de un principio de confianza en su experiencia y capacidad de gerencia. Sin embargo, si su forma y su estructura es determinista, su proceder estará enfocado en simplificar los problemas, lo cual genera incertidumbre al proyecto”, explica la investigadora.

En cuanto al SGR, después de analizar cerca de 20 proyectos de infraestructura vial de Caldas, se identificó que no se mide la complejidad, y en cambio sí se miden y evalúan las variables de eficacia, transparencia y eficiencia, después de que el proyecto se ha ejecutado, y lo único que se puede hacer son correctivos que generan sobrecostos y retrasos en los tiempos de entrega.
 

La herramienta propuesta por la investigadora Cardona agrupó 184 variables como mano de obra calificada, nivel de ausentismo y capacidad de aprendizaje de los colaboradores dentro del proyecto, entre otras, que permiten identificar de manera gráfica factores críticos y nivel de incertidumbre del proyecto, simulando con dinámica de sistemas la afectación de variables externas o internas.
 

Para identificar dichas variables se trabajó con expertos de diferentes áreas, como matemáticos, ingenieros civiles y redes complejas.
 

Simulación de escenarios futuros


Tanto la herramienta como el modelo se probaron con un proyecto de infraestructura vial de Caldas que recibe recursos del SGR, para el cual se realizaron simulaciones de escenarios futuros. El software permite hacer todas las preguntas de “qué pasaría si…”, antes de empezar el proyecto.


“Pudimos anticiparnos al que pasaría si se presenta un régimen de lluvias, si se presentan problemas o retrasos con las normativas políticas, si no llegan a tiempo los materiales, si hay problemas con los decisores y el nivel de eficiencia del equipo que está ejecutando el proyecto”, agregó la investigadora.


Al hacer las simulaciones se pudo definir de manera anticipada que el proyecto que estaba planteado para 27 semanas iba a tener retrasos: “después de suministrar toda la información de variables, el sistema arrojó un desfase en la ejecución de 107 semanas, lo cual se constató con el tiempo final de entrega que fue de 120 semanas”, señaló.


En las pruebas se determinaron variables exógenas (externas) que normalmente se desestiman o simplifican desde la formulación del proyecto y que afectan la rendición del contrato como la mano de obra calificada o no, el nivel de ausentismo, la capacidad de aprendizaje de los colaboradores dentro del proyecto, el nivel de motivación, experiencia y fatiga durante la ejecución.
 

La prueba evidenció como nivel crítico la fase de desarrollo del plan para la dirección, –el cual contiene todas las políticas y líneas base del proyecto– y la planificación de la gestión de los riesgos.


Según el Sistema de Monitoreo, Seguimiento, Control y Evaluación (SMSCE), estos puntos de la fase de formulación del proyecto forman parte de las falencias con mayor porcentaje en la ejecución de proyectos del SGR en el país. “De los 2.998 proyectos por valor de 14,6 billones de pesos del SGR, se han encontrado falencias en la formulación del 51 %. El 9 % corresponde al ítem ‘no identifica riesgos ni medidas de mitigación en la ejecución’, mientras el 7 % corresponde a la ‘articulación con políticas y prioridades de los sectores’”, destacó la investigadora.


Para dar precisión a las variables se utilizó la guía metodológica PMBOK, que incluye conocimiento probado y prácticas aplicadas ampliamente por profesionales dedicados a esta actividad.


“Una herramienta de esta naturaleza permite tener una perspectiva real del proyecto, lo cual implica un avance para que en Colombia no se sigan planeando los proyectos de manera ideal, ya que al final quienes tienen que pagar por las ineficiencias y retrasos son los mismos ciudadanos, a través de los impuestos”, enfatizó la investigadora.

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